III. Datenverarbeitung im Rahmen unserer geschäfts- und satzungsmäßigen Leistungen

Mitgliedschaft in der Genossenschaft

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Aufnahme und Verwaltung von Mitgliedschaften in der Genossenschaft sowie zur Erfüllung der aus der Mitgliedschaft gegenüber den Genossenschaftsmitgliedern resultierenden Pflichten und im Rahmen der genossenschaftlichen Selbstverwaltung auf Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für die Dauer der Mitgliedschaft. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Im Rahmen der Mitgliedschaft verwenden wir Ihre Kontaktdaten, um Sie über Aktivitäten innerhalb der Genossenschaft rund um Ihre Mitgliedschaft zu informieren. Sollten Sie keine Informationen mehr wünschen, haben Sie jederzeit das Recht mit Wirkung für Zukunft durch formlose Mitteilung an datenschutz∂bbwbg.de zu widerrufen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Nach § 30 Abs. 1 Genossenschaftsgesetz (GenG) ist der Vorstand verpflichtet, die Mitgliederliste zu führen. In die Mitgliederliste ist jedes Mitglied der Genossenschaft mit folgenden Angaben einzutragen (§ 30 Abs. 2 GenG):

1. Familienname, Vornamen und Anschrift, bei juristischen Personen und Personenhandelsgesellschaften Firma und Anschrift, bei anderen Personenvereinigungen Bezeichnung und Anschrift der Vereinigung oder Familiennamen, Vornamen und Anschriften ihrer Mitglieder,

2. Zahl der von ihm übernommenen weiteren Geschäftsanteile,

3. Ausscheiden aus der Genossenschaft. Die Satzung kann regeln, mit welchen weiteren erforderlichen Angaben jedes Mitglied eingetragen wird. Der Zeitpunkt, zu dem der Beitritt, eine Veränderung der Zahl weiterer Geschäftsanteile oder das Ausscheiden wirksam wird oder geworden ist, ist anzugeben.

Die Unterlagen, aufgrund deren die Eintragung des Beitritts, der Veränderung der Zahl weiterer Geschäftsanteile oder des Ausscheidens in die Mitgliederliste erfolgt, sind drei Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Mitglied aus der Genossenschaft ausgeschieden ist. Im Übrigen gelten für die Aufbewahrung der Unterlagen die Regelungen für Handelsbriefe in § 257 des Handelsgesetzbuchs.

Die Mitgliederliste kann von jedem Mitglied sowie von einem Dritten, der ein berechtigtes Interesse darlegt, bei der Genossenschaft eingesehen werden. Abschriften aus der Mitgliederliste sind dem Mitglied hinsichtlich der ihn betreffenden Eintragungen auf Verlangen zu erteilen (§ 31 Abs. 1 GenG).

Mietinteressenten- und Mieterverwaltung / Mietverhältnis in der Genossenschaft

Zur Anbahnung und Durchführung eines Mietverhältnisses verarbeiten wir personenbezogene Daten auf der Rechtgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Daten von Mietinteressenten werden im Rahmen der Wohnungsbewerbung nach spätestens 12 Monaten gelöscht, sofern kein Mietverhältnis abgeschlossen wird und keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt. Wird ein Mietverhältnis begründet, werden die angegebenen Daten zur Durchführung des Mietvertrages elektronisch in einer Datenbank gespeichert und verarbeitet. Diese Daten werden in der Regel 10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses gelöscht, sofern keine anderweitig lautenden gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Rahmen des Mietvertrages senden wir bei Bedarf Informationen zum Mietverhältnis und über die Genossenschaft und informieren Sie über anstehende Reparaturarbeiten. Sofern keine Informationen über die Genossenschaft mehr gewünscht werden, kann uns dies jederzeit in Textform an obenstehende Anschrift mitgeteilt werden.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung und Erfüllung des bestehenden Dauernutzungs-/Mietverhältnisses innerhalb der Genossenschaft auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO nach den Vorgaben der Satzung der Genossenschaft und zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten für

• interne Auswertungen und Analysen sowie Marketingmaßnahmen der Genossenschaft
• Durchführung einer Interessentenverwaltung mithilfe von Auftragsverarbeitern
• Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Vermietungsprozess  Sozialmanagement
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unserer Genossenschaft
• Verhinderung und Beweissicherung zur Aufklärung von Straftaten durch Videoüberwachung

Sofern wir rechtliche Verpflichtungen erfüllen, beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Dies können Auskunftspflichten im

Erfassung und Bereitstellung der unterjährigen Verbrauchsinformationen (UVI)

Die Erfassung von Verbrauchsdaten erfolgt zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung Im Rahmen der Mietvertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Dies erfolgt in der Regel durch externe Mess-Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Aufgrund der
Novellierung der Heizkostenverordnung des deutschen Gesetzgebers zur Umsetzung der EU-Energieeffizienz-Richtlinie in nationales Recht sind Vermieter verpflichtet, die unterjährigen Verbrauchsinformationen für Heizung und Warmwasser auf der Grundlage des tatsächlichen Verbrauches zur Verfügung zu stellen, soweit fernablesbare Verbrauchsausstattungen vorhanden sind. Die Bereitstellung der Verbrauchsinformationen erfolgt zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. c) DSGVO im Rahmen der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO den Verwaltungsaufwand bei der Bereitstellung der unterjährigen Verbrauchsinformationen zu minimieren. Sofern die Verbrauchsdaten von den Mietern nicht über die bereitgestellten digitalen Lösungen der Mess-Dienstleister abgerufen werden, werden diese den Mietern postalisch zugesendet.

Für den digitalen Abruf der Verbrauchsinformation bieten die jeweiligen Messdienstleister den Mietern webbasierte Onlineportale und Apps. Diensteanbieter und Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind die Messdienstleister selbst. Weitere Informationen zum Datenschutz finden sich in den Datenschutzinformationen des jeweiligen Mess-Dienstleisters. Der Abruf der Verbrauchsdaten erfolgt grundsätzlich über verschlüsselte Verbindungen nach Stand der Technik.

Datenverarbeitung von natürlichen Personen als Vertrags- und Geschäftspartner, externer Dienstleister, Interessent und Ansprechpartner

Wir verarbeiten die Daten unserer Vertragspartner und Interessenten sowie Auftraggeber, Lieferanten, Dienstleister und Kunden entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, um ihnen gegenüber unsere vertraglichen oder vorvertraglichen Leistungen zu erbringen. Die hierbei verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang und der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung, bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis.

Verarbeitete Daten:

• Stammdaten (Namen, Vornamen und Adressen)
• Kontaktdaten (Emailadressen und Telefonnummern)
• Vertragsdaten
• Zahlungsdaten (Bankverbindung, Zahlungshistorie)
• IP-Adressen
• Nutzungsdaten

Betroffene Personen:

• Beschäftigte unserer Vertragspartner (Auftraggeber, Dienstleister, Lieferant) als Ansprechpartner
• Interessenten

Zwecke der Verarbeitung: zur Begründung und Erfüllung der vertraglichen Leistungen, Direktwerbung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Vertragsbeziehungen anzubahnen und auszubauen

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO

Berechtigte Interessen: ggf. Direktwerbung

Speicherdauer: Die oben genannten Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. E-Mailnachrichten können auch Geschäfts- und Handelsbriefe darstellen. In diesem Fall sind diese gemäß § 147 AO und § 257 HGB 6 Jahre aufzubewahren.

Grundlagen Drittlandübermittlung: Derzeit keine Drittlandübermittlung

Widerspruchsmöglichkeit (Opt-Out): nur bei Darlegung einer besonderen Situation der betroffenen Person und soweit keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung überwiegen

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten: keine

Direktwerbung
Wenn wir im Rahmen eines Vertragsschlusses Ihre E-Mail-Adresse und die Postanschrift erhalten, können wir diese Daten verarbeiten, um Sie fortan per E-Mail und per Post über eigene ähnliche Produkt- und Dienstleistungsangebote zu informieren. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG.

Sollten Sie keine weitere Zusendung von Werbeinformationen per E-Mail oder Post wünschen, können Sie der werblichen Nutzung Ihrer Kontaktdaten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Ihren Widerspruch können Sie per Post oder E-Mail an folgende Kontaktadressen richten.

Berlin Brandenburgische Wohnungsbaugenossenschaft eG
Mehrower Allee 53 a
12687 Berlin
datenschutz∂bbwbg.de

Empfänger der Daten oder Kategorien der Empfänger

Innerhalb unserer Organisation erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Ihre Daten werden an Dienstleistungspartner, z.B. IT- und Softwaredienstleister zur Wartung und Support weitergegeben, um uns bei der Erbringung unserer Dienste zu unterstützen.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch beauftragte Dienstleister erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO.

Sonstige Dienstleister, Partner und Dritte

Wir können mit weiteren Partnern zusammenarbeiten, wenn es zur Erfüllung unserer Leistungsangebote erforderlich ist oder wenn wir gesetzlich zur Herausgabe von Daten verpflichtet sind. Dabei kann es sich um folgende Partner oder Dritte handeln:

• Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister
• Wirtschaftsauskunfteien
• Weitergabe an öffentliche Stellen bzw. auf gerichtliche Anordnung
• Werbeagenturen
• Aktenvernichtungsunternehmen, Logistik
• Beratung und Consulting, Wirtschaftsprüfer
• Organe der Genossenschaft (Aufsichtsrat)
• Versicherungen
• Versorger, Kabelnetzbetreiber
• Mess- und Ablesedienste
• Anwaltskanzleien und zuständige Gerichtsbarkeit
• Handwerksbetriebe, Architekturbüros, Dienstleistungsunternehmen
• Sozialverbände im Rahmen des Sozialmanagements

Wir legen Wert darauf, Ihre Daten innerhalb der EU zu verarbeiten. Es kann allerdings vorkommen, dass wir Dienstleister einsetzen, die außerhalb der EU tätig sind. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass vor der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ein angemessenes Datenschutzniveau hergestellt wird. Damit ist gemeint, dass über EU-Standarddatenschutzverträge oder einem Angemessenheitsbeschluss der EU ein Datenschutzniveau erreicht wird, dass mit den Standards innerhalb der EU vergleichbar ist.

Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhalten. Zudem verarbeiten wir, soweit für die Erbringung unserer Dienstleistungen und zur Vertragserfüllung erforderlich, personenbezogene Daten, die wir von Dritten (z.B. Wirtschaftsauskunfteien) zulässigerweise (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund von Ihnen erteilten Einwilligungen) erhalten haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Kategorien der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie:
Personal-Stammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum), gegebenenfalls Auftrags- und Vertragsdaten (z.B. Lieferauftrag), Zahlungsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (Daten aus Beratungs- und Servicegesprächen) sowie vergleichbare Daten.